Le contexte
Stories est un campus unique conçu pour les entreprises qui souhaitent fédérer leurs collaborateurs franciliens. Stories est un village urbain situé dans un cadre métropolitain, à proximité du boulevard périphérique. C'est un village urbain protégé organisé autour d'un jardin central avec la Grand Rue, le Grand Jardin, la Galerie des Cultures et de nombreuses installations et équipements communs. Ce campus de 65 000 m² se compose de deux bâtiments et comprend 9 000 m² de zones de service distinctes. L'ensemble du complexe bénéficie de multiples certifications, notamment la certification HQE (niveau exceptionnel), la certification BREEAM (niveau excellent), la certification WELL (Silver), Wired Score, Effinergie +, l'approche Open Work. Actuellement, 1 500 employés vivent « l'expérience Stories ».
AXA IM Alts a transformé le bâtiment en « Stories, le village inspirant, un espace moderne et innovant ». BNP RE gère désormais le bâtiment et a confié à Circles la mission d'enrichir l'offre de services du lieu. Les objectifs de BNP RE incluent l'augmentation du taux d'occupation de l'immeuble, la fidélisation des locataires, la mise en œuvre de solutions technologiques innovantes tout en garantissant une excellente qualité de vie au travail aux occupants.
La solution Circles
Pour atteindre l'objectif de notre client, améliorer l'attractivité des lieux et la fidélisation des locataires, Circles a mis en place une expérience unique et personnalisée propice au réseautage, à la collaboration et à la créativité. Notre équipe de cinq personnes, bientôt sept, joue un rôle clé dans l'orchestration de cette expérience. Voici le rôle de chacun au sein de cette équipe :
- Le Responsable de l'expérience, également connu sous le nom d'Hospitality manager, est l'ambassadeur de l'expérience STORIES. Il sert de point de référence pour les locataires, notamment pour la programmation de leurs événements, et assurent la coordination avec les autres fournisseurs du site. Par exemple, lorsque 1 000 employés d'une entreprise locataire sont arrivés par vagues, le responsable de l'expérience a aidé à organiser une expérience d'accueil dynamique avec un DJ, des barres chocolatées, des stands de barbe à papa, des visites des lieux et des services gratuits pour accueillir les employés. En outre, face à un changement de dernière minute, Circles a organisé un séminaire avec restauration et programmation de conférences dans l'auditorium, et sur tout le campus, pour 200 représentants de la haute direction mondiale de l'un des locataires. L'Hospitality manager a habilement recherché des prestataires externes, coordonné des partenaires sur le site, tels que Sodexo pour la restauration, négocié les prix et géré l'organisation opérationnelle des événements. Ces efforts facilitent grandement la vie des entreprises locataires et contribuent à leur satisfaction et à leur fidélisation chez STORIES.
- L'équipe d'accueil, composée de deux membres, joue un rôle crucial dans l'accueil des visiteurs dans le hall principal de STORIES. Ils supervisent diverses tâches, notamment la gestion du vestiaire, la gestion des livraisons de colis et la facilitation des réservations pour l'auditorium, le centre d'affaires, la Galerie des Cultures et d'autres espaces communs. Comme de nouveaux locataires devraient rejoindre le site à l'avenir, l'équipe sera élargie avec deux membres supplémentaires. De plus, une deuxième salle sera ouverte pour accueillir la communauté croissante de locataires.
- Le Community manager est responsable de l'organisation du programme des événements de STORIES et de la gestion de la communication sur le site. Cela inclut à la fois les médias imprimés et numériques, avec un accent particulier sur leur application numérique et leurs écrans numériques sur site. En collaboration avec la communauté de BNP RE, le Community manager organise des animations thématiques qui ont remporté un vif succès. Ces événements, qui proposent des expériences uniques aux locataires, attirent entre 300 et 400 participants chaque mois. Parmi les événements populaires, citons les célébrations de l'Épiphanie, les boutiques éphémères proposant des idées cadeaux pour la Saint-Valentin, les chasses aux œufs de Pâques, la retransmission en direct d'événements sportifs tels que Roland Garros et le Tour de France, des quizz pour la Saint-Patrick, des projections de films d'horreur et des ateliers de sculpture de citrouilles pour Halloween, un marché de Noël, des concours de pulls laids et une performance chorale de gospel mémorable pour les fêtes de fin d'année.
- Le Concierge joue un rôle essentiel dans la gestion des prestataires de services opérant au sein de STORIES. Il supervise le service de casiers connectés, qui comprend le nettoyage à sec, la réparation des chaussures et les retouches. Le concierge gère également la mini-épicerie/café sur place et est responsable de l'organisation et de la supervision de l'espace Bien-être et coiffure, en veillant au bien-être de tous les occupants du site.
Résultats
Plus de 700 services ont été utilisés au cours des 6 derniers mois. Le programme des événements a rassemblé plus de 3000 participants. Le taux de satisfaction des utilisateurs exprimé au cours de la première année d'activité est de 96,01 %. Cela atteste de la qualité des services, des interactions avec notre équipe et de la rapidité de traitement des demandes. Un nouveau locataire emménage ce printemps.
Ensemble, BNP RE et Circles ont créé un environnement propice à la productivité, à l'innovation et au bien-être sur un campus qui donne la priorité à l'expérience des occupants pour la rendre mémorable.
