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Politique de protection des données

 

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

 

Date d’entrée en vigueur : 25 mai 2018 

CIRCLES prend très au sérieux la protection de vos données personnelles. Nous avons élaboré cette politique pour vous informer des conditions dans lesquelles nous recueillons, traitons, utilisons et protégeons vos données à caractère personnel. Veuillez les lire attentivement afin de vous familiariser avec les catégories de données personnelles qui font l’objet d’une collecte et d’un traitement, la manière dont nous utilisons ces données et avec qui nous sommes susceptibles de les partager. Cette politique décrit également vos droits et la façon dont vous pouvez nous contacter pour exercer ces droits ou pour nous poser toute question que vous pourriez avoir concernant la protection de vos données personnelles. Cette politique de confidentialité peut être modifiée, complétée ou mise à jour, notamment pour se conformer à toute évolution juridique, réglementaire, jurisprudentielle ou technique qui pourrait survenir. Toutefois, vos données personnelles seront toujours traitées conformément à la politique en vigueur au moment de la collecte des données, à moins qu’une prescription légale obligatoire n’en dispose autrement et doit être appliquée rétroactivement. En plus de la présente politique de confidentialité, l’utilisation du site et des services de Circles nécessite l’acceptation des  conditions d’utilisation du site web. documents suivants :

Conditions d’utilisation (site Web)

DÉFINITIONS

Données à caractère personnel” : toute information concernant une personne physique identifiée ou pouvant être identifiée directement ou indirectement par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs facteurs propres à cette personne. 

« Bénéficiaire » : personnes désignées par le Client comme bénéficiaire des services de conciergerie Circles.

nous” ou “notre” : CIRCLES (ci-après “Circles”), 400 5th Avenue, Suite 505, Waltham, MA 02451, représentée par Circle Company Associates, Inc. une filiale de Sodexo, Inc. (ci-après ” Sodexo “). 

“vous” : tout utilisateur/visiteur du site web.

 “Site Web “ : les sites Web des Circles disponibles à l’adresse www.circles.com et members.circles.com ainsi que tout site Web client hébergé sous un domaine géré par Circles.

COLLECTE ET SOURCE DES DONNÉES PERSONNELLES

Nous collecterons très probablement vos données à caractère personnelles directement (en particulier via les formulaires de collecte de données sur notre site web) ou indirectement (en particulier via nos fournisseurs de services et/ou technologies sur notre site web, ou des données communiquées par votre employeur). Nous nous engageons à obtenir votre consentement et/ou à vous permettre de refuser l’utilisation de vos données à certaines fins chaque fois que nécessaire. En tout état de cause, vous serez informés des finalités pour lesquelles vos données sont collectées via les différents formulaires de collecte de données en ligne et via la politique en matière de cookies décrite ci-dessous.

TYPES DE DONNÉES PERSONNELLES QUE NOUS RECUEILLONS ET UTILISONS

Nous pouvons spécifiquement collecter et traiter les types de données à caractère personnelles suivants :

  • les informations que vous fournissez lorsque vous remplissez les formulaires du site Web (par exemple, pour vous abonner, participer à des enquêtes, à des fins de marketing, etc 😉
  • les informations que vous fournissez à des fins d’authentification ;
  • les informations que vous fournissez pour l’exécution d’une commande ou pour fournir un service ;
  • par le biais de “messages”, commentaires ou autres contenus que vous publiez sur le site web.

Les données personnelles identifiées par un astérisque dans les formulaires de collecte de données sont obligatoires car elles sont nécessaires à l’exécution des demandes passées. En l’absence de ces informations obligatoires, ces demandes ne peuvent être traitées. 

DONNÉES A CARACTERE PERSONNELLES QUE NOUS COLLECTONS AUTOMATIQUEMENT

Nous recueillons automatiquement certaines informations lorsque vous visitez notre site web afin de personnaliser et d’améliorer votre expérience. Nous recueillons ces informations en utilisant diverses méthodes telles que les Cookies.

Un “cookie”

est un petit fichier d’information envoyé à votre navigateur lorsque vous visitez notre site web et enregistré sur votre ordinateur. Ce fichier contient des informations telles que le nom de domaine, le fournisseur d’accès Internet et le système d’exploitation ainsi que la date et l’heure de l’accès par l’utilisateur. Les cookies ne peuvent en aucun cas endommager votre ordinateur. Les cookies ne sont pas utilisés pour déterminer l’identité d’une personne qui visite notre site Web. Ils  nous permettent notamment d’identifier votre localisation géographique et la langue d’affichage afin d’améliorer votre navigation en ligne. Elles nous permettent également de traiter les informations relatives à votre visite sur notre site web, telles que les pages consultées et les recherches effectuées, afin d’améliorer le contenu de notre site web, de suivre vos centres d’intérêt et de vous proposer un contenu plus adapté. Si vous ne souhaitez pas recevoir de cookies de notre site Web, vous pouvez adapter les paramètres de votre navigateur en conséquence. Pour gérer vos choix, chaque navigateur a une configuration différente. Ces configurations sont décrites dans le menu d’aide de votre navigateur, qui vous expliquera comment modifier les paramètres en fonction de la configuration souhaitée des cookies.

Cookies

Nous vous recommandons toutefois de ne pas désactiver nos cookies. N’oubliez pas que si vous bloquez, désactivez ou rejetez nos cookies, certaines de nos pages Web ne s’afficheront pas correctement ou vous ne pourrez plus utiliser certains des services que nous offrons. Dans ce cas, nous ne pouvons être tenus responsables des conséquences liées à la réduction de la fonctionnalité de nos services résultant de notre incapacité à stocker ou à consulter les cookies nécessaires à son fonctionnement et que vous avez refusés ou désactivés. Enfin, en cliquant sur les icônes dédiées des réseaux sociaux tels que Twitter, Facebook, LinkedinLinkedIn, etc., si celles-ci sont affichées sur notre site, et si vous avez accepté que des cookies puissent être téléchargés lors de votre navigation sur notre site, les réseaux sociaux en question peuvent également télécharger des cookies sur vos appareils (ordinateur, tablette ou téléphone portable). Ces types de cookies ne sont téléchargés sur votre appareil qu’à la condition que vous ayez donné votre consentement en continuant à naviguer sur notre site Web. Vous pouvez toutefois révoquer à tout moment votre consentement à ce que ces réseaux sociaux téléchargent ces types de cookies. Pour plus d’informations, veuillez consulter notre politique en matière de cookies décrite ci-dessous.

  Adresses IP

Une adresse IP est un identifiant unique utilisé par certains appareils électroniques pour s’identifier et communiquer entre eux sur Internet. Lorsque vous consultez notre site Web, nous pouvons utiliser l’adresse IP de l’appareil que vous utilisez pour vous connecter au site Web. Nous utilisons ces informations pour déterminer l’emplacement physique général de l’appareil et pour savoir dans quelles zones géographiques se trouvent nos visiteurs.

Statistiques

Le site Web utilise Google Analytics pour générer des rapports statistiques. Ces rapports nous indiquent, par exemple, combien d’utilisateurs ont consulté le site Web, quelles pages ont été visitées et dans quelles zones géographiques se trouvent les utilisateurs du site. Les informations recueillies via les statistiques peuvent inclure, par exemple, votre adresse IP, le site Web à partir duquel vous êtes arrivé sur notre site et le type d’appareil que vous avez utilisé. Votre adresse IP est cachée sur nos systèmes et ne sera utilisée qu’en cas de besoin pour résoudre un problème technique, pour l’administration du site et pour connaître les préférences de nos utilisateurs. L’information sur le trafic du site Web n’est accessible qu’au personnel autorisé. Nous n’utilisons aucune de ces informations pour identifier les visiteurs et nous ne partageons pas ces informations avec des tiers.

Réseaux sociaux

Vous avez la possibilité de cliquer sur les icônes dédiées des réseaux sociaux tels que Twitter, Facebook, Linkedin, etc. qui apparaissent sur notre site. Les réseaux sociaux créent une atmosphère plus conviviale sur le site Web et aident à promouvoir le site par le partage. Les services de partage vidéo enrichissent le contenu vidéo de notre site Web et augmentent sa visibilité. Lorsque vous cliquez sur ces boutons, nous pouvons avoir accès aux informations personnelles que vous avez rendues publiques et accessibles via vos profils sur les réseaux sociaux en question. Nous ne créons ni n’utilisons aucune base de données séparée de ces réseaux sociaux sur la base des informations personnelles que vous y avez publiées et nous ne traitons aucune donnée relative à votre vie privée par ces moyens. Si vous ne souhaitez pas que nous ayons accès à vos informations personnelles publiées dans les espaces publics de votre profil ou de vos comptes sociaux, vous devez utiliser les procédures prévues par les réseaux sociaux en question pour limiter l’accès à ces informations.

FINALITÉS POUR LESQUELLES NOUS UTILISONS LES DONNÉES PERSONNELLES

Nous utilisons vos données personnelles dans les buts suivants :

  • pour répondre à vos demandes telles que des demandes d’information, des recherches, la newsletter ou d’autres contenus ;
  • de fournir les services et offres commandés sur notre site web et/ou dans l’un de nos établissements ;
  • pour mener des enquêtes et recueillir des statistiques ;
  • pour personnaliser et améliorer votre expérience sur notre site Web ;
  • vous offrir nos produits et services et/ou ceux de nos partenaires ;
  • toute autre finalité dont nous vous informerons, le cas échéant, lorsque nous recueillerons vos données.
BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Nous traitons vos données personnelles dans le cadre de l’exécution et de la gestion de notre relation contractuelle avec vous, dans notre intérêt légitime d’améliorer la qualité et l’excellence opérationnelle des services que nous vous offrons ou conformément à certaines obligations réglementaires. Vos données personnelles peuvent également être traitées sur la base de votre consentement préalable dans le cas où, dans certaines circonstances, votre consentement serait requis.

DIVULGATION DE DONNÉES PERSONNELLES

La sécurité et la confidentialité de vos données personnelles sont d’une grande importance pour nous. C’est pourquoi nous limitons l’accès à vos données personnelles aux seuls membres de notre personnel qui en ont besoin pour traiter vos commandes ou fournir le service demandé. Nous ne divulguerons pas vos données personnelles à des tiers non autorisés. Nous pouvons toutefois être amenés à partager vos données personnelles avec des entités du groupe Sodexo et avec des prestataires de services autorisés (par exemple : prestataires techniques [hébergement, maintenance], consultants, etc.) auxquels nous pouvons faire appel dans le cadre de nos prestations. Nous n’autorisons pas nos fournisseurs de services à utiliser ou divulguer vos données, sauf dans la mesure nécessaire pour fournir les services en notre nom ou pour nous conformer aux obligations légales. En outre, nous pouvons partager des données personnelles vous concernant : 

  1.  (i) si la loi ou une procédure judiciaire nous y oblige, 
  2. (ii) en réponse à une demande des autorités publiques ou d’autres fonctionnaires ou 
  3. (iii) si nous sommes d’avis que le transfert de ces données est nécessaire ou approprié pour prévenir tout dommage physique ou perte financière ou en rapport avec une enquête concernant une activité illégale soupçonnée ou avérée.
DURÉE DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES A CARACTERE  PERSONNELLES

Nous ne conserverons vos données qu’aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées et traitées. Ce délai peut être prolongé, le cas échéant, pour la durée prévue par toute disposition légale ou réglementaire applicable.

DONNÉES A CARACTERE  PERSONNELL DITES ES « SENSIBLES »

En règle générale, nous ne collectons pas de données personnelles sensibles via notre site Web. Par “données personnelles sensibles”, on entend toute information concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, les données relatives à la santé ou à la vie sexuelle ou à l’orientation sexuelle d’une personne physique. Cette définition inclut également les données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions. Dans le cas où il serait strictement nécessaire de collecter ces données pour atteindre l’objectif pour lequel le traitement est effectué, nous le ferons conformément aux exigences légales locales en matière de protection des données personnelles et, en particulier, avec votre consentement explicite préalable et dans les conditions décrites dans cette politique de confidentialité.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET ENFANTS

Le site Web est destiné à être utilisé par des personnes adultes qui ont la capacité de conclure un contrat en vertu de la législation du pays dans lequel elles se trouvent. Les enfants utilisateurs de moins de 16 ans ou sans capacité juridique doivent obtenir le consentement de leurs tuteurs légaux avant de soumettre leurs données sur le site Web. La limite d’âge de 16 ans peut être réduite à 13 ans selon la législation locale de votre lieu de résidence habituelle.

TRANSFERT DE DONNÉES PERSONNELLES

Sodexo étant un groupe international, vos données personnelles peuvent être transmises à des destinataires internes ou externes qui sont autorisés à fournir des services en notre nom et qui sont situés dans des pays en dehors des États-Unis qui peuvent ne pas offrir un niveau adéquat de protection des données personnelles. Afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles ainsi transmises, nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour assurer que ces données bénéficient d’une protection adéquate, telles que la signature de clauses contractuelles types de la Commission européenne ou d’autres mesures équivalentes.

VOS DROITS

Conformément à la loi applicable, vous disposez de certains droits relatifs au traitement de vos données personnelles. Droit d’accès Vous avez le droit de demander l’accès à vos données personnelles. Vous pouvez également demander la rectification de données personnelles inexactes ou demander que des données incomplètes soient complétées. Vous avez également le droit de connaître l’origine des données personnelles.

Droit d’effacement Votre droit d’être oublié vous donne le droit de demander l’effacement de vos données personnelles lorsque:

(i) les données ne sont plus nécessaires à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées ; (ii) vous choisissez de retirer votre consentement (si votre consentement a été obtenu comme base légale du traitement), sans que ce retrait affecte la licéité de tout traitement effectué avant ce retrait ; (iii) vous vous opposez au traitement ; (iv) vos données ont été traitées de manière illicite ; (v) vos données doivent être supprimées pour respecter une obligation légale ou (vi) leur suppression est nécessaire pour respecter les législations actuelles. Droit à la limitation Vous pouvez également demander la limitation du traitement de vos données personnelles si : (i) vous contestez l’exactitude de vos données ; (ii) nous n’avons plus besoin de ces données à des fins de traitement ; et (iii) vous êtes opposé au traitement des données. Droit de refuser des messages de marketing direct Vous pouvez à tout moment demander à ne plus recevoir de publicité ou de prospection en nous contactant directement, sans frais, ou via le lien “se désinscrire” inclus avec toute forme de prospection que nous pourrions vous envoyer par e-mail, ou en nous envoyant un e-mail à l’adresse fournie ci-dessous. Cette opposition est sans préjudice de la licéité de toute communication qui vous est adressée avant la mise en œuvre de l’opposition. Vous avez la possibilité de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé des données Vous avez la possibilité de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui a des effets juridiques vous concernant ou qui a un impact significatif sur vous. Droit de transférabilité Vous pouvez nous demander de fournir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ou vous pouvez demander qu’elles soient transmises directement à un autre responsable du traitement, à condition que : (i) le traitement est fondé sur votre consentement ou est nécessaire à l’exécution d’un contrat avec vous ; et (ii) qu’il est effectué par des moyens automatisés. Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter en nous écrivant à l’adresse suivante : 400 5th Avenue, Suite 505, Waltham, MA 02451 en indiquant vos nom, prénom et motif de votre demande. Nous vous demanderons très probablement des informations supplémentaires afin de vous identifier et de nous permettre de traiter votre demande.
SÉCURITÉ

Nous mettons en œuvre toutes les mesures de sécurité techniques et organisationnelles possibles pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement de vos données personnelles. A cet effet, nous prenons toutes les précautions nécessaires compte tenu de la nature des données personnelles et des risques liés à leur traitement, afin d’assurer la sécurité des données et notamment d’éviter toute déformation, détérioration ou accès non autorisé par des tiers (protection physique des locaux, procédures d’authentification avec accès personnel et sécurisé via identifiants et mots de passe confidentiels, journal de connexion, cryptage de certaines données, etc).

BASE DE DONNÉES DE GESTION DE LA RELATION CLIENT (“BASE DE DONNÉES CRM”)

Nous utilisons une base de données pour gérer et surveiller nos relations avec nos clients actuels et potentiels. Cette base de données comprend les données personnelles des associés de nos clients ou d’autres partenaires avec lesquels nous avons une relation d’affaires ou avec lesquels nous voulons établir une telle relation. Ces données, utilisées uniquement à cette fin, comprennent notamment : les coordonnées (nom, prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail, etc.), les informations accessibles au public, les réponses aux e-mails ciblés et autres informations collectées et enregistrées par nos associés dans le cadre de leurs interactions avec nos clients et partenaires. Si vous souhaitez être retiré de notre base de données CRM, veuillez écrire à 400 5th Avenue, Suite 505, Waltham, MA 02451.

LIENS VERS D’AUTRES SITES

Occasionnellement, nous fournissons des liens vers d’autres sites Web à des fins pratiques et informatives. Ces sites Web fonctionnent indépendamment de nos sites Web et ne sont pas sous notre contrôle. Ces sites Web sont gérés par des tiers avec leurs propres recommandations de confidentialité ou conditions d’utilisation que nous vous conseillons vivement de lire. Cette politique de confidentialité ne s’applique à aucun autre site tiers. Nous déclinons toute responsabilité quant au contenu de ces sites, aux produits et services qui y sont proposés ou à toute autre utilisation qui pourrait en être faite.

LA MISE À JOUR DE NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Cette politique entrera en vigueur le 25 mai 2018. Nous pouvons mettre à jour ou modifier cette politique de confidentialité au besoin. Dans ce cas, les modifications ne deviendront applicables qu’après une période de 30 jours ouvrables à compter de la date de la modification. Veuillez consulter cette page de temps à autre si vous souhaitez être informé de tout changement éventuel.

DÉSINSCRIPTION DE L’ABONNEMENT

Si vous êtes abonné à certains services par l’intermédiaire de notre site Web et que vous ne souhaitez plus recevoir de courriels, cliquez sur le lien “Se désabonner” de tout message électronique que vous recevez de notre part ou envoyez-nous un courriel ou écrivez-nous comme décrit dans la section “Comment nous joindre” ci-dessous.

 
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