Circle Company Associates, Inc. ("Circles", "vi" eller "oss") tillhandahåller personliga concierge-tjänster ("Tjänster"), både genom denna webbplats ("Webbplatsen") och på annat sätt, till personer som är medlemmar i Circles (var och en en "Medlem" eller "du"). Du kan vara berättigad att använda våra Tjänster antingen som anställd eller som kund hos en av Circles kunder ("Kund"). Genom att tillhandahålla viss information och aktivera ditt konto, eller på annat sätt använda Tjänsterna eller denna Webbplats, samtycker du till att följa och vara bunden av följande villkor (detta "Avtal"), som vi när som helst kan ändra genom att publicera ett meddelande på Webbplatsen.

LÄS DETTA AVTAL NOGGRANT OCH KONTROLLERA REGELBUNDET DESSA VILLKOR FÖR ÄNDRINGAR. Om du inte godkänner dessa villkor, såsom de kan komma att revideras från tid till annan, ska du inte använda tjänsterna eller webbplatsen.

DEFINITIONER
Personuppgifter
‍All sådan information som kan kopplas till en namngiven enskild fysisk person eller en fysisk person som, direkt eller indirekt, kan identifieras genom referens till ett identitetsnummer eller en eller flera unika drag.
Förmånstagare
De personer som Kunden har angivit ska vara förmånstagare gällande Circles conciergetjänster. Kund
Den juridiska person som har avtalat med Circles om att starta och sköta en conciergetjänst. Partners
Alla fysiska eller juridiska personer som Circles valt ut för att erbjuda tjänster som är en del av conciergetjänsten.
Oss eller vi
CIRCLES SWEDEN AB (härefter ”Circles”), Dalvägen 22, Box 3072, 169 03 Solna, Sweden, företrädd av Didier Sandoz.
Du
Hemsidans användare och, bland annat Kunder, Förmånstagare och besökare på hemsidan. Hemsidan
‍Circles hemsida som är tillgänglig på:https://circles-concierge.se (allmänt tillgänglig) och https://my.circles-concierge.se/ (enbart för förmånstagare).

1. INHÄMTANDE AV UPPGIFTER, ANLEDNING TILL VARFÖR DE BEHANDLAS, JURIDISKT STÖD
Vi kommer mest troligt att samla in dina uppgifter direkt från dig (särskilt då genom de formulär som finns på Hemsidan), annars samlas den in indirekt (genom att uppgifter skickas av Kunden om du är Förmånstagare). Nedan finner du information gällande anledningar till att dina uppgifter behandlas (varför vi behöver behandla dina uppgifter) uppdelat efter vems uppgifter det rör sig om och vilken juridisk grund som finns för behandlingen.

Kunder och ansökande kunder
Anledningen till att uppgifter samlas in
- Hantering och uppföljning av relationen med kunder och ansökanden (utformandet av erbjudanden, slutande och uppfyllande av avtal, meddelande av information om utveckling av tjänster).
- Kommunicering av information via Hemsidan.
- Skyddandet av dina rättigheter vid tillämpningen av gällande regler om skyddet för personuppgifter.
- Statistik gällande hemsidan, marknadsundersökningar samt förbättringsarbete på Hemsidan.
- Förbättra användarvänligheten på Hemsidan.Utförandet av de avtalade tjänsterna.Krav enligt lag gällande information om fakturering.

Juridisk grund
- Utförandet av de avtalade tjänsterna.
- Krav enligt lag gällande information om fakturering.

Förmånstagare
Anledningen till att uppgifter samlas in
- För att hantera relationen med Förmånstagarna (för att skapa medlemskonto, beställning och betalning av conciergetjänster, för att svara på frågor eller förfrågningar som görs via formulär på Hemsidan, för att kunna samarbeta med Partners.
- För att kunna skicka information via nyhetsbrev, eller andra former av media (i första hand via e-mail)

Juridisk grund
- Utförandet av de avtalade tjänsterna samt ditt godkännande om du väljer att ta emot information från oss.

Partners
Anledningen till att uppgifter samlas in
- En första kontakt och delande av information
- Hantering och översyn av relationen till Partners.

Juridisk grund
- Circles berättigade förhoppning om att utveckla sitt partnernätverk.
- Utförandet av de avtalade tjänsterna.
- Krav enligt lag gällande information om fakturering.

Sökande
‍Anledningen till att uppgifter samlas in
- Hantering och behandling av din ansökan, samt, om tillämpligt, slutandet av anställningsavtal

Juridisk grund
- Utförandet av Circles pre-kontraktuella skyldigheter gällande rekrytering

Besökare
Anledningen till att uppgifter samlas in
- Förbättra användarvänligheten på Hemsidan samt insamling av användarstatistik.

Juridisk grund
- Circles berättigade förhoppning om att förbättra Hemsidan

2. TYPER AV UPPGIFTER, FÖRVARINGSTIDER
Nedan finner du en förteckning över de typer av uppgifter och information som vi hanterar och hur lång tid vi sparar dessa.

‍Typer av personuppgifter som behandlas*
Identifikationsinformation (Namn, förnamn, etc.)
Information om personlig natur och om familj (adress, e-mail, telefonnummer, etc.)
Information som hör till yrkeslivet (Företagsnamn, e-mail, telefonnummer, CV, etc.)
- Sökande: 2 år Ansökande kunder : 3 år från senaste kontakt eller insamlande av uppgifter
- Kunder, Partners och Förmånstagare : under avtalets löptid + den tid som krävs för att vi ska uppfylla alla lagstadgade krav

Teknisk data (IP adress, typ av browser, domännamn, tider för användande, operativsystem, klick och musförflyttningar, skrollning på skärm). För ytterligare information hänvisas till vår policy för cookies.
- 6 månader

Inloggning
- 6 månader

*De typer av information som märkts med (*) i de formulär som finns på Hemsidan är obligatoriska på grund av att de är nödvändiga för att kunna behandla de förfrågningar som görs (t.ex. offertförfrågningar). Om inte denna information ges kommer förfrågan inte behandlas.
‍‍

‍3.UTLÄMNANDE AV UPPGIFTER
Att skydda och hemlighålla dina uppgifter är väldigt viktigt för oss. På grund av detta begränsar vi åtkomsten till dina personuppgifter till de anställda hos oss som behöver uppgifterna för att hantera din beställning eller för att utföra de beställda tjänsterna. Vi kan dock komma att dela dina uppgifter med tillhandahållare av tjänster som godkänts av Circles (till exempel: dotterbolag inom Sodexo-koncernen, partners, leverantörer av teknisk support (hosting, underhåll), konsulter, etc.) som kan användas för att tillhandahålla tjänster. Vi tillåter inte att den som tillhandahåller våra tjänster använder dina uppgifter för annat än att utföra de tjänster du beställt eller för att uppfylla lagstadgade krav gällande uppgifter. Utöver detta kan vi komma att dela dina uppgifter om (i) om det finns krav ställda i lag som innebär att vi ska dela den (ii) om det enligt vår bedömning är nödvändigt eller viktigt att uppgifterna delas för att undvika fysiska skada, finansiell skada, eller för att hjälpa till med en utredning gällande misstänkt eller bevisat olagliga aktiviteter.
‍

4. DINA RÄTTIGHETER
Enligt tillämplig lagstiftning har du följande rättigheter i relation till hanteringen av dina personuppgifter.
‍
Rätt till information
Du har rätt till åtkomst till de uppgifter vi har om dig. Du kan också efterfråga att ändringar görs om uppgifter inte stämmer, eller begära att ofullständiga uppgifter kompletteras. Du har också rätt att få veta var dina uppgifter kommer ifrån.

Rätt till radering
‍Din rätt att glömmas innebär att du kan begära att dina uppgifter ska raderas när:
- Uppgifterna inte längre behövs för att uppfylla det syfte som de samlades in för;
- Du tar tillbaka ditt medgivande att dina uppgifter får hanteras (om det var ditt medgivande som gav oss rätten att behandla uppgifterna), detta påverkar inte tillåtligheten i att behandla uppgifterna innan medgivandet togs tillbaka;
- Du motsätter dig behandling av uppgifterna;
- Behandling av dina uppgifter var olaglig;
- Uppgifterna måste raderas för att uppfylla lagstadgade krav; eller
- Det finns lagstadgade krav på att uppgifterna ska raderas.

Rätt till begränsning av behandling
Du kan också begära att behandlingen av dina uppgifter begränsas om:
- Du hävdar att uppgifterna om dig inte stämmer;
- Vi inte längre behöver behandla dina uppgifter; och
- Du motsätter dig att dina uppgifter behandlas.

Rätt att neka direktreklam
Du kan när som helst begära att du inte längre ska motta reklam eller offerter genom att utan kostnad kontakta oss, eller genom att klicka på ”unsubscribe”-länken i det offertmaterial som vi skickar via e-mail, eller så kan du skicka ett e-mail till adressen nedan. Denna begäran påverkar inte tillåtligheten gällande all form av kommunikation som skickats till dig innan du gjort din begäran.

Rätten att neka till att beslut om en tas enbart på basis av automatiserat insamlande av uppgifter
Du har rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på någon form av automatiserat beslutsfattande om beslutet kan ha rättsliga följder för dig eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig.

Rätt till portabilitet
Du har rätt att begära att vi ska lämna ut dina uppgifter till dig i ett strukturerat, vanligt format som kan läsas av maskin eller så kan du begära att vi lämnar uppgifterna direkt till någon annan som har rätt att hantera uppgifterna om:
- Hanteringen är nödvändig för att uppfylla avtal med dig, eller om du gett ditt medgivande; och
- Utlämnandet sker via automatiska medel.

Rätt att göra invändningar
Om du har några frågor eller problem gällande behandlingen av dina uppgifter kan du göra en anmälan till Datainspektionen (som är ansvarig myndighet) via denna länk: https://www.datainspektionen.se/ Vi ser dock helst att du först hör av dig till oss med eventuella frågor så att vi kan försöka hitta en lösning eller ett svar som är ömsesidigt positivt.

För att utnyttja dina rättigheter kan du kontakta oss genom att skriva till oss på adressen contact.circles.se@sodexo.com och ange ditt namn och efternamn samt anledningen till att du kontaktar oss. Vi kommer mest troligt att fråga efter mer information för att kunna identifiera dig och för att hjälpa dig med din begäran.

‍5. ÖVERFÖRING AV UPPGIFTER
Dina personuppgifter kan komma att överföras till vår samarbetspartner gällande marknadsfrågor i USA. Denna partner tillhandahåller en nivå av säkerhet som uppfyller de krav som EU-rätten kräver genom att det uppfyller kraven i Privacy Shield.
‍

6. COOKIE-POLICY
VAD ÄR EN COOKIE?
På denna Hemsida använder vi cookies för att förbättra Hemsidans prestanda och för att förbättra användarvänligheten.

HUR STÄNGS COOKIES AV?
En cookie är en liten fil med information som skickas till din browser och som sparas på din utrustning (dator eller mobiltelefon t.ex.). Cookies används inte för att identifiera den som enbart besöker vår Hemsida. De används för att mäta och följa trafiken på sidan för att avgöra användarens företag och land, så att vi kan hänvisa till rätt version av Hemsidan och ge relevant information på Hemsidan. Dessa cookies utformas av oss och kallas first party cookies.

VILKA COOKIES ANVÄNDER VI?
Om du inte vill ta emot cookies från vår Hemsida så har du flera olika alternativ. Du kan välja att inte ta emot de som skickas, eller att ta bort de som skickats och som finns samlade på din utrustning. Du kan när som helst ändra eller bestämma hur cookies ska behandlas. Detta genom att följa de steg som beskrivs nedan. Om en browser är inställd på grundinställningen och därigenom är inställd på att acceptera cookies kan du välja att acceptera detta eller att göra en begränsning av vilka cookies som ska sparas. Du kan välja att ställa in din browser så att du gällande varje situation ska välja att acceptera eller välja bort cookies innan de installerades på din utrustning. Utöver detta kan du regelbundet ta bort cookies från din utrustning med hjälp av browsern. Var dock vänlig och notera att du inte kommer kunna använda vår Hemsida fullt ut om du valt bort användandet av cookies. Till exempel kommer du inte kunna ta del av automatisk inloggning eller andra funktioner som gör Hemsidan mer personlig. Var vänlig notera att du inte ska glömma att göra inställningar på browsern på all den utrustning som du använder (till exempel surfplatta, dator och mobiltelefon). Det finns många inställningar som kan göras vilket innebär att du måste använda instruktionerna i din browser för att avgöra hur du ska ställa in browsern för att uppnå det du vill. Statistik-cookies kan stänga av enligt följande: Du kan ladda ner en modul som stänger av Google analytics via denna länk: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/.
‍
Vi använder cookies för de följande målen:
- För att kunna erbjuda en förbättrad användarmiljö;
- För att göra det möjligt att registrera händelser, starta sessioner, och för att göra det möjligt att dela dina kommentarer enklare;
- För att kunna analysera ditt användande av våra produkter, tjänster och applikationer

Vår Hemsida använder tre typer av cookies, enligt nedan:
- Helt nödvändiga cookies
- Prestandacookies
- Funktionscookies
‍
NÖDVÄNDIGA COOKIES
Vissa cookies vi använder är viktiga för att Hemsidan ska kunna fungera optimalt. De bestäms i de flesta fall bara efter att du gjort något aktivt på Hemsidan; såsom att du anger dina integritetsval, att du loggar in, eller att du fyller i ett formulär. Du kan ställa in din browser så att den blockerar eller varna dig för denna typ av cookies, men var vänlig notera att utan dessa fungerar inte Hemsidan optimalt.

COOKIES FÖR HEMSIDANS PRESTANDA  
En del cookies finns för att hjälpa oss med prestandan och designen på Hemsidan. Dessa cookies ger oss möjligheten att mäta hur många gånger en sida har besökts för att avgöra vilka sidor som är minst respektive mest besökta. Vi kan även se hur besökare rör sig på hemsidan. Den information som samlas in aggregeras och blir därmed anonym. Om du väljer att blockera dessa cookies kommer vi inte ha någon vetskap om dina besök på Hemsidan.

COOKIES FÖR HEMSIDANS FUNKTIONER  
Vissa cookies hjälper oss komma ihåg de inställningar du har gjort, eller hjälper på annat sätt till med funktioner som används när du surfar och använder Hemsidan. Detta hjälper oss att komma ihåg dina inställningar när du kommer tillbaka till Hemsidan. Dessa cookies förbättrar funktionaliteter och möjligheten till att individanpassa Hemsidan. Om du blockerar denna typ av cookies finns det risk att funktioner inte fungerar korrekt. Genom att du använder Hemsidan ger du oss rätten att skicka cookies till din utrustning. Om du inte vill ta emot cookies bör du inte använda Hemsidan, eller göra inställningar i browsern.
‍
7. UPPDATERINGAR AV INTEGRITETSPOLICYN
‍Vi kan då och då komma att uppdatera denna policy utan förvarning. Vi kommer då lägga upp ett meddelande om uppdatering på Hemsidan som ger information om eventuellt viktiga förändringar. Vi kommer även meddela datum för senaste uppdateringen.
‍

‍8. KONTAKT
Om du har några frågor eller kommentarer om denna policy så tveka inte att höra av dig till oss på följande adress: contact.circles.se@sodexo.com eller kontakta vår Group Data Protection Officer (Personuppgiftsombudet för koncernen) här: dpo.group@sodexo.com.
‍

‍