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Conditions d’Utilisation | France

 

CONDITIONS D’UTILISATION DES SERVICES

Pour toutes informations complémentaires, les Membres pourront contacter CIRCLES soit via le Concierge, soit la Plateforme téléphonique.

Article 1 – Définitions

 Les termes ci-dessous définis auront les significations suivantes : – « CLIENT » : la société qui a conclu le Contrat avec CIRCLES au profit de ses salariés tels que définis aux présentes. – « Conciergerie d’Entreprise » : prestations de conciergerie d’entreprise rendues par CIRCLES proposant des Services tels que décrits à l’article 2 des Conditions d’utilisation des Services. – « Conditions d’utilisation des Services »: présentes dispositions régissant les obligations respectives entre CIRCLES, le CLIENT et les Salariés du CLIENT. Ces Conditions d’utilisation seront portées à la connaissance des Salariés du CLIENT par le CLIENT et seront consultables à l’Espace Conciergerie et sur l’Extranet CIRCLES. Ces Conditions d’utilisation seront mises à jour en cas d’ajout, de suppression ou de modification d’un service et seront consultables sur demande à l’Espace Conciergerie et sur l’Extranet CIRCLES. – « Contrat » : le contrat de prestations de services de conciergerie signé entre le CLIENT et CIRCLES. – « Espace Conciergerie » : local affecté à CIRCLES par le CLIENT dans l’immeuble « ________ », afin de lui permettre de réaliser la Conciergerie d’Entreprise. – « Extranet CIRCLES» : la plate-forme web contenant les services mis à disposition des Bénéficiaires, matérialisée sous la forme d’un extranet (accessible via l’intranet du CLIENT par le biais d’un lien hypertexte sur celui-ci) auquel les Bénéficiaires accèdent par le biais d’un code d’accès et d’un mot de passe. – « Prestataire » : tout prestataire indépendant sélectionné par CIRCLES, afin de réaliser certaines prestations proposées dans le cadre de la Conciergerie d’Entreprise. – « Process » : mode d’organisation que les Salariés du CLIENT s’engagent à respecter en vue de la prise de commandes et de l’exécution ou de la transmission au Prestataire de celles-ci par CIRCLES. Le Process est décrit à l’article 3 des Conditions d’utilisation des Services. – « Salariés du CLIENT» ou « Bénéficiaires » : personnels du CLIENT placés sous l’autorité de celui-ci et pour lesquels un abonnement est souscrit auprès de CIRCLES afin qu’ils puissent bénéficier de la Conciergerie d’Entreprise. – « Services » : les services proposés par la Conciergerie d’Entreprise qui sont exécutés par CIRCLES directement ou par un Prestataire sélectionné par ses soins. Les Services sont décrits à l’article 2 des Conditions d’utilisation des Services. – « CIRCLES » : la société CIRCLES, Société par Actions Simplifiée au capital de 467 753 € €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 482 769 189, ayant son siège social 19-21 rue du Dôme – 92100 Boulogne Billancourt

Article 2 – Objet et définition des Services

Les présentes Conditions d’utilisation des Services ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles les Salariés du CLIENT devront passer commande des Services. Les Services sont définis ci-dessous :

Cette liste des Services pourra être amenée à évoluer et d’autres services pourront ainsi être proposés aux Bénéficiaires par CIRCLES de manière ponctuelle (vente de muguets pour le 1er mai par exemple) ou permanente (ajout d’un nouveau service).

 

Article 3 – Process de passation de commandes

Le Process pour toutes les commandes est ci-après défini :

Phase 1 : Contacter CIRCLES -Appeler la Conciergerie d’Entreprise au numéro de téléphone qui vous a été communiqué ou -envoyer un mail à l’adresse qui vous a été communiqué ou -se rendre à l’Espace Conciergerie aux heures d’ouverture ou -se connecter à l’Extranet CIRCLES, depuis tout ordinateur ayant un accès internet, via un identifiant et un mot de passe.

Phase 2 : Enregistrer la commande – CIRCLES CIRCLES : Identifie le Bénéficiaire, Prend en compte la demande du Bénéficiaire, Met en place la réalisation de la commande

Phase 3 : Payer la commande – CIRCLES Sauf disposition contraire détaillée ci-dessous, le Bénéficiaire règle sa commande à CIRCLES contre   remise du bon de commande.

 

1.PRESSING – REPASSAGE – BLANCHISSERIE – RETOUCHES Retrait et dépôt par CIRCLES uniquement les jours et heures d’ouverture de l’Espace Conciergerie. Le Bénéficiaire paie sa commande à CIRCLES, comme indiqué ci-dessus. CIRCLES reçoit le paiement au nom et pour le compte du Prestataire.

2.CORDONNERIE Retrait et dépôt par CIRCLES uniquement les jours et heures d’ouverture de l’Espace Conciergerie. Le Bénéficiaire paie sa commande à CIRCLES comme indiqué ci-dessus. CIRCLES reçoit le paiement au nom et pour le compte du Prestataire.

  1. PANIERS FRUITS & LEGUMES L’offre complète des paniers se trouve à l’Espace Conciergerie. La livraison des paniers se fait le jour défini. Toute commande doit être transmise et payée par le Bénéficiaire au Concierge avant l’heure défini pour la livraison du jour défini. Le Concierge confirme les commandes aux Bénéficiaires par e-mail et reprend le nombre de paniers ainsi que la taille, la nature et le prix de ceux-ci. Le Concierge informe le Bénéficiaire de la livraison de son/ses paniers. Tout panier n’ayant pas été repris avant la fermeture de la Conciergerie sera détruit. Le Bénéficiaire paie sa commande à CIRCLES comme indiqué ci-dessus. CIRCLES reçoit le paiement au nom et pour le compte du Prestataire.

Dans un souci d’éco-responsabilité et en lien avec l’activité locale de nos partenaires et de leurs producteurs, un minimum de commande par Conciergerie est nécessaire. Si ce minimum de commande hebdomadaire n’est pas atteint, nos partenaires peuvent se réserver le droit de ne pas assurer la livraison et donc d’annuler les commandes. Les membres seront alors remboursés du montant total TTC payé à la conciergerie.

  1. LAVAGE VEHICULES, ENTRETIEN ET REPARATION VEHICULES, SERVICE CHAUFFEUR Un rendez-vous pour un de ces services est demandé à l’Espace Conciergerie, par téléphone ou par e-mail. Le Concierge confirme, par e-mail au Bénéficiaire, la date, l’heure, la nature du service ainsi que le prix. Le Bénéficiaire paie sa commande à CIRCLES comme indiqué ci-dessus. CIRCLES reçoit le paiement au nom et pour le compte du Prestataire. Tout rendez-vous annulé à moins de 24 heures de la date et de l’heure convenue sera dû par le Bénéficiaire.
  2. SERVICES BIEN ETRE

Si votre site dispose d’espaces bien-être coiffure et esthétique, vous pouvez prendre rendez-vous via votre concierge et dans certains cas via notre outil de prise de rendez-vous click rendez-vous auquel votre concierge vous donnera accès. L’ensemble des prestations sont à régler directement à nos partenaires. Il ne sera pas possible d’utiliser le solde et les crédits de la carte conciergerie pour ces services. Tout rendez-vous annulé à moins de 24 heures de la date et de l’heure convenue sera dû par le Bénéficiaire.

6.SERVICES A LA PERSONNE/ A DOMICILE ET AIDE ADMINISTRATIVE Le Bénéficiaire qui souhaite une information ou bénéficier des services à la personne ou de l’aide administrative peut se rendre à l’Espace Conciergerie lors des jours et heures d’ouverture ou s’adresser via la plateforme téléphonique, email, extranet à CIRCLES comme indiqué ci-dessus. Après validation de la demande par CIRCLES, le Bénéficiaire est mis en relation directement avec le Prestataire sélectionné qui s’occupera de la prise du rendez-vous avec celui-ci. Le Bénéficiaire paie alors sa demande directement au Prestataire.

  1. COMMANDE DE FLEURS La liste des bouquets de fleurs à prix préférentiels est accessible par les Bénéficiaires les jours et heures d’ouverture de l’Espace Conciergerie ou via la plateforme téléphonique, mail, extranet à CIRCLES comme indiqué ci-dessus. Le Bénéficiaire devra réceptionner les fleurs à l’Espace Conciergerie les jours et heures d’ouverture Ou alternativement se faire livrer à domicile selon les possibilités du partenaire. Cette information est à indiquer au moment de la commande avec : l’adresse du domicile du destinataire, le numéro de téléphone de la personne qui passe la commande pour le suivi de la livraison, la date et l’heure de livraison souhaitée. Le Bénéficiaire paie sa commande à CIRCLES comme indiqué ci-dessus. CIRCLES recevant le paiement au nom et pour le compte du Prestataire.

8.SERVICE : PRODUITS DE LA MINI BOUTIQUE Le Bénéficiaire qui souhaite commander un « cadeau » ou un autre produit de la mini boutique doit se rendre à l’Espace Conciergerie lors des jours et heures d’ouverture ou s’adresser via la plateforme téléphonique, mail, extranet à CIRCLES comme indiqué ci-dessus. Le Bénéficiaire recevra sa commande dans le délai souhaité à condition d’avoir effectué sa demande suffisamment tôt pour que le partenaire puisse garantir la livraison selon sa propre procédure et ses règles internes, et qui lui sera communiqué lors de sa commande. Le Bénéficiaire devra réceptionner sa commande à l’Espace Conciergerie aux horaires d’ouverture ou directement à l’adresse qu’il aura préalablement indiquée. Le Bénéficiaire paie sa commande à CIRCLES comme indiqué ci-dessus.

  1. BILLETTERIE Des réservations pour des billets pour des concerts, expositions, musées, théâtres, événements sportifs, etc. peuvent être demandées par les Bénéficiaires à la Conciergerie d’Entreprise. Le Bénéficiaire informe le Concierge de sa demande et le Concierge fait part de la proposition obtenue par le Prestataire. Le Bénéficiaire est tenu de confirmer sa commande par e-mail avant que la commande ne puisse être exécutée. Le moyen de livraison est déterminé lors de la commande et les frais relatifs à celui-ci sont communiqués au Bénéficiaire. Le Bénéficiaire paie sa commande à CIRCLES comme indiqué ci-dessus. CIRCLES reçoit le paiement au nom et pour le compte du Prestataire.

Caractère définitif de la commande : Toute commande passée par les Bénéficiaires est définitive dès la prise de commande par CIRCLES. Les Bénéficiaires de la Conciergerie d’Entreprise sont responsables de leur commande. En effet, les données communiquées les engagent une fois la commande passée. En cas d’erreur dans le choix du service ou du produit, ainsi que dans les coordonnées du Bénéficiaire de la commande, la responsabilité de CIRCLES ne saurait être engagée en cas d’impossibilité pour elle d’honorer la commande. Prix global et délai des Services : Les prix des Services sont accessibles à tout moment pendant les heures d’ouverture de la Conciergerie d’Entreprise, ainsi que sur l’Extranet CIRCLES. En cas de questions relatives à un prix ou à un service quelconque, CIRCLES se trouve à la disposition du Bénéficiaire par téléphone, par mail, ou lors de l’ouverture de l’Espace Conciergerie. CIRCLES ou le Prestataire concerné feront seuls leur affaire du recouvrement des sommes dues par les Bénéficiaires. En aucun cas le CLIENT ne pourra être tenu responsable par CIRCLES ou le Prestataire concerné en cas de non-paiement des Services par les Bénéficiaires. Pour les Services rendus directement par CIRCLES, CIRCLES reçoit les paiements en son nom et pour son compte. En revanche, pour les services rendus par ses Prestataires pour lesquels CIRCLES n’est qu’intermédiaire, CIRCLES reçoit les paiements au nom et pour le compte de ses Prestataires.

Article 4 – Réclamations

 4.1. Les Bénéficiaires disposent d’un délai de 24 heures ouvrables, suivant la date de livraison du produit ou de réalisation du service par les Prestataires, pour formuler des réclamations concernant le produit ou service. 4.2. Ces réclamations feront obligatoirement au préalable l’objet d’une tentative de résolution amiable entre les Bénéficiaires et CIRCLES pour les Services rendus directement par CIRCLES et entre les Bénéficiaires et les Prestataires pour les services rendus par les Prestataires. Si la réclamation concerne une prestation effectuée par un Prestataire, CIRCLES proposera au choix du Bénéficiaire soit qu’elle contacte le Prestataire responsable de la prestation afin de faciliter la tentative de règlement amiable entre le Bénéficiaire et le Prestataire concerné, soit qu’elle communique au Bénéficiaire l’ensemble des coordonnées du Prestataire afin que le Bénéficiaire se rapproche du Prestataire. Aucune réclamation ne sera acceptée si le Bénéficiaire n’a pas respecté les Process décrits dans les présentes Conditions d’utilisation des Services. Pour toute inexécution ou mauvaise réalisation d’un Service indépendante du Bénéficiaire ou de CIRCLES, CIRCLES prendra attache avec le Prestataire en charge de la prestation afin qu’il effectue de nouveau le Service conformément à la commande et à ses frais.

Article 5 – Modification et interruption du service CIRCLES

CIRCLES se réserve le droit de modifier la procédure d’accès et de délivrance de tout ou une partie de ses Services pour des raisons de changement de Prestataire, de produits ou de service dans la mesure où ces changements n’ont pas d’incidence sur la tarification et la qualité des Services.

Article 6 – Loi applicable et juridiction

Les Conditions d’utilisation des Services sont régies par le droit français. A défaut de solution amiable, tout litige à propos de la formation, de l’exécution, de l’interprétation ou de la résiliation des présentes Conditions d’utilisation des Services sera de la compétence exclusive des tribunaux compétents.

CONDITIONS OF USE OF THE SERVICES

For further information, Members may contact CIRCLES either via the Concierge or the Telephone Platform.

Article 1 – Definitions

The terms defined below will have the following meanings:

– CUSTOMER”: the company which has concluded the Agreement with CIRCLES for the benefit of its employees as defined herein.

– “Company Concierge Service”: company concierge services rendered by CIRCLES offering Services as described in article 2 of the Conditions of Use of the Services.

– Conditions of Use of the Services”: these provisions govern the respective obligations between CIRCLES, the CUSTOMER and the CUSTOMER’s Employees. These Terms of Use shall be brought to the attention of the CUSTOMER’s Employees by the CUSTOMER and shall be available for consultation in the Concierge Space and on the CIRCLES Extranet. These Terms of Use will be updated in the event of the addition, deletion or modification of a service and will be available for consultation upon request in the Concierge Area and on the CIRCLES Extranet.

– Contract”: the concierge services contract signed between the CUSTOMER and CIRCLES.

– Conciergerie Space”: premises assigned to CIRCLES by the CUSTOMER in the “________” building, in order to enable it to provide Corporate Concierge Services.

– CIRCLES Extranet”: the web platform containing the services made available to the Beneficiaries, materialized in the form of an extranet (accessible via the CLIENT’s intranet through a hypertext link on it) to which the Beneficiaries have access by means of an access code and a password.

– Service Provider”: any independent service provider selected by CIRCLES to provide certain services offered within the framework of the Corporate Concierge Service.

– Process”: method of organization that the CUSTOMER’s Employees undertake to respect in order to take orders and to execute or transmit them to the Service Provider by CIRCLES. The Process is described in article 3 of the Conditions of Use of the Services.

– CUSTOMER’s Employees” or “Beneficiaries”: CUSTOMER personnel placed under the authority of the CUSTOMER and for whom a subscription is taken out with CIRCLES so that they may benefit from the Company Concierge Service.

– Services”: the services offered by the Corporate Concierge Service which are performed by CIRCLES directly or by a Service Provider selected by CIRCLES. The Services are described in Article 2 of the Terms of Use of the Services.

– CIRCLES”: the company CIRCLES, a Simplified Joint Stock Company with a capital of €467,753, registered in the Nanterre Trade and Companies Register under the number 482 769 189, having its registered office at 19-21 rue du Dôme – 92100 Boulogne Billancourt, France.

Article 2 – Purpose and definition of the Services

The purpose of these Terms of Use of Services is to define the conditions under which the CLIENT’s Employees must place orders for Services.

The Services are defined below:

This list of Services may evolve and other services may be offered to the Beneficiaries by CIRCLES on a one-off basis (sale of lilies of the valley for May 1st for example) or on a permanent basis (addition of a new service).

Article 3 – Process of placing orders 

The process for all orders is defined below:

Phase 1: Contact CIRCLES

-Call the Corporate Concierge at the phone number provided to you.

or

-send an email to the address that was communicated to you

or

-go to the Concierge Desk during business hours

or

-connect to the CIRCLES Extranet, from any computer with internet access, via a login and password.

Phase 2: Record the order – CIRCLES

CIRCLES :

Identifies the Beneficiary,

Takes into account the request of the Beneficiary,

Set up the realization of the order

Phase 3: Pay the order – CIRCLES

Unless otherwise specified in detail below, the Beneficiary pays for his order to CIRCLES against delivery of the order form.

1.PRESSING – IRONING – LAUNDRY – ALTERATIONS

Withdrawal and deposit by CIRCLES only during the days and hours of the Concierge Service.

The Beneficiary pays his order to CIRCLES as indicated above. CIRCLES receives the payment in the name and on behalf of the Provider.

2.CORDING

Withdrawal and deposit by CIRCLES only during the days and hours of the Concierge Service.

The Beneficiary pays his order to CIRCLES as indicated above. CIRCLES receives the payment in the name and on behalf of the Provider.

  1. FRUIT & VEGETABLE BASKETS

The complete range of baskets is available at the Concierge Service. The delivery of the baskets is made on the day defined. All orders must be transmitted and paid by the Beneficiary to the Concierge before the time defined for delivery on the defined day.

The Concierge confirms the orders to the Beneficiaries by e-mail and takes the number of baskets as well as their size, nature and price.

The Concierge informs the Beneficiary of the delivery of his/her basket(s).

Any basket that has not been picked up before the Concierge closes will be destroyed.

The Beneficiary pays his order to CIRCLES as indicated above. CIRCLES receives the payment in the name and on behalf of the Provider.

In a concern of eco-responsibility and in connection with the local activity of our partners and their producers, a minimum order per Concierge is necessary. If this minimum weekly order is not reached, our partners may reserve the right not to ensure delivery and therefore cancel orders. The members will then be refunded the total amount paid to the concierge, including all taxes.

  1. VEHICLE WASH, VEHICLE MAINTENANCE AND REPAIR, DRIVER SERVICE, ETC.

An appointment for one of these services is requested at the Conciergerie Space, by phone or e-mail. The Concierge confirms, by e-mail to the Beneficiary, the date, the time, the nature of the service as well as the price.

The Beneficiary pays his order to CIRCLES as indicated above. CIRCLES receives the payment in the name and on behalf of the Provider.

Any appointment cancelled within 24 hours of the agreed date and time will be due by the Beneficiary.

  1. WELLNESS SERVICES

If your site has wellness, hairdressing and esthetics spaces, you can make an appointment through your concierge and in some cases through our click appointment booking tool to which your concierge will give you access. All services are to be paid directly to our partners. It will not be possible to use the balance and credits of the concierge card for these services. Any appointment cancelled within 24 hours of the agreed date and time will be due by the Beneficiary.

6.PERSONAL/HOME SERVICES AND ADMINISTRATIVE ASSISTANCE

The Beneficiary who wishes to receive information or to benefit from personal services or administrative assistance may go to the Concierge Service during opening days and hours or contact CIRCLES via the telephone platform, email, extranet as indicated above.

After validation of the request by CIRCLES, the Beneficiary will be put in direct contact with the selected Service Provider who will take care of making the appointment with the latter.

The Beneficiary then pays his request directly to the Provider.

  1. FLOWER ORDER

The list of the bouquets of flowers at preferential prices is accessible by the Beneficiaries during the days and hours of opening of the Conciergerie Space or via the telephone platform, e-mail, extranet at CIRCLES as indicated above.

The Beneficiary will have to receive the flowers at the Conciergerie Space during the days and hours of opening or alternatively have them delivered at home according to the partner’s possibilities. This information is to be indicated at the time of the order with: the recipient’s home address, the telephone number of the person placing the order for the follow-up of the delivery, the date and time of the desired delivery.

The Beneficiary pays his order to CIRCLES as indicated above. CIRCLES receives the payment in the name and on behalf of the Provider.

8.SERVICE : PRODUCTS FROM THE MINI BOUTIQUE

The Beneficiary who wishes to order a “gift” or another product from the mini-shop must go to the Conciergerie Space during opening days and hours or contact CIRCLES via the telephone, e-mail, extranet platform as indicated above.

The Beneficiary will receive his order within the desired time, provided that he has made his request early enough for the partner to be able to guarantee delivery according to his own procedure and internal rules, which will be communicated to him at the time of his order. The Beneficiary must receive his order at the Concierge Service during opening hours or directly at the address he will have previously indicated.

The Beneficiary pays his order to CIRCLES as indicated above.

  1. TICKETING

Reservations for tickets for concerts, exhibitions, museums, theaters, sporting events, etc. can be requested by the Beneficiaries at the Corporate Concierge Service.

The Beneficiary informs the Concierge of his/her request and the Concierge informs the Provider of the proposal obtained. The Beneficiary is required to confirm his/her order by e-mail before the order can be executed.

The means of delivery is determined at the time the order is placed and the charges relating to it are communicated to the Beneficiary.

The Beneficiary pays his order to CIRCLES as indicated above. CIRCLES receives the payment in the name and on behalf of the Provider.

Final nature of the order :

Any order placed by the Beneficiaries is final as soon as CIRCLES takes the order.

The Beneficiaries of the Corporate Concierge Service are responsible for their order. Indeed, the data communicated engage them once the order is placed. In case of error in the choice of service or product, as well as in the coordinates of the Beneficiary of the order, CIRCLES cannot be held responsible in case of impossibility for it to honor the order.

Global price and delay of the Services:

The prices of the Services are accessible at any time during the opening hours of the Corporate Concierge Service, as well as on the CIRCLES Extranet. In the event of questions relating to any price or service, CIRCLES is available to the Beneficiary by telephone, by e-mail, or at the opening of the Concierge Space.

CIRCLES or the Service Provider concerned will be solely responsible for the collection of the amounts due by the Beneficiaries. Under no circumstances may the CUSTOMER be held liable by CIRCLES or the Service Provider concerned in the event of non-payment of Services by the Beneficiaries. For Services rendered directly by CIRCLES, CIRCLES receives payments in its name and on its behalf. On the other hand, for Services rendered by its Providers for which CIRCLES is only an intermediary, CIRCLES receives payments in the name and on behalf of its Providers.

Article 4 – Claims

4.1. The Beneficiaries have a period of 24 working hours, depending on the date of delivery of the product or performance of the service by the Providers, to make complaints regarding the product or service.

4.2 These complaints must first be the subject of an attempt at amicable resolution between the Beneficiaries and CIRCLES for the Services rendered directly by CIRCLES and between the Beneficiaries and the Service Providers for the services rendered by the Service Providers.

If the complaint concerns a service provided by a Service Provider, CIRCLES will propose, at the choice of the Beneficiary, either that it contacts the Service Provider responsible for the service in order to facilitate the attempt at an amicable settlement between the Beneficiary and the Service Provider concerned, or that it communicates to the Beneficiary all of the Service Provider’s contact information in order for the Beneficiary to contact the Service Provider.

No claim will be accepted if the Beneficiary has not complied with the Processes described in these Terms of Use of Services.

For any non-performance or poor performance of a Service independent of the Beneficiary or of CIRCLES, CIRCLES will contact the Provider in charge of the service in order to have it perform the Service again in accordance with the order and at its expense.

Article 5 – Modification and interruption of the CIRCLES service

CIRCLES reserves the right to modify the procedure for access and delivery of all or part of its Services due to changes in Service Provider, products or services, provided that such changes do not affect the pricing and quality of the Services.

Article 6 – Applicable law and jurisdiction

The Terms of Use of the Services are governed by French law.

In the absence of an amicable solution, any dispute concerning the formation, execution, interpretation or termination of these Terms of Use of Services will be under the exclusive jurisdiction of the competent courts.

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