Nous accordons beaucoup d’importance à la protection de vos Données à caractère personnel. Nous avons développé cette politique relative à la protection des données à caractère personnel afin de vous informer de la façon dont nous collectons, utilisons et traitons vos Données à caractère personnel. Cette politique décrit également les mesures que nous prenons afin d’assurer la protection de vos Données à caractère personnel et précise comment vous pouvez nous contacter afin que nous puissions répondre à vos éventuelles questions au sujet de la protection de vos Données à caractère personnel Cette politique s’applique au Traitement des Données à caractère personnel collectées, de manière directe ou indirecte, par Circles France et concernant tout individu, y compris notamment des candidats à un poste chez Circles, des collaborateurs, des clients, des consommateurs, des enfants, des fournisseurs/prestataires, des partenaires/sous-traitants, (ci-après désignée la « Personne concernée »). Outre la présente Politique de protection des données à caractère personnel, l’utilisation du Site et des services de conciergerie de Circles France nécessite l’acceptation des documents suivants :
- CGU (Site Internet)
- 1/ DEFINITIONS
- 2/ LICEITE, LOYAUTE ET TRANSPARENCE
Tout Traitement de Données à caractère personnel que nous opérons est réalisé de façon licite au sens du RGPD. Il est possible que nous soyons tenus de Traiter vos Données à caractère personnel dans le cadre (i) de l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou de mesures précontractuelles prises à votre demande ; (ii) du respect d’une obligation légale qui nous incombe ; (iii) de la sauvegarde de vos intérêts vitaux ou de ceux d’une Personne concernée ; (iv) de votre consentement préalable au Traitement en question ; (v) des intérêts légitimes poursuivis par Circles France à moins que ne prévalent vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux; et (vi) de l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont nous serions investis.
Lorsque nous Traitons vos Données à caractère personnel, nous porterons à votre connaissance une notice d’information ou une politique relative à la protection de vos Données à caractère personnel comprenant notamment les informations suivantes : l’identité et les coordonnées du Responsable du traitement de vos Données à caractère personnel, quelles sont les finalités et la base juridique du Traitement de vos Données à caractère personnel, qui sont les destinataires de vos Données à caractère personnel, quels sont vos droits et comment vous pouvez les exercer, sauf dans le cas où cela se révèlerait impossible ou exigerait des efforts disproportionnés.
Lorsque la législation locale applicable l’exige, nous vous demanderons votre consentement au préalable (par exemple, avant de collecter des Données à caractère personnel sensibles).
- 3/ SOURCE DES DONNÉES, FINALITÉS DE TRAITEMENT, BASE JURIDIQUE
Nous sommes susceptibles de collecter vos données directement (notamment via les formulaires de collecte disponibles sur le Site) ou indirectement (informations transmises par le Client si vous êtes Bénéficiaire). Vous pouvez trouver ci-après des informations sur les finalités de traitement (pourquoi nous traitons vos données) par catégorie de personnes dont les données sont traitées et sur la base juridique sur laquelle est fondé ce traitement.
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Finalités de traitement |
Base juridique |
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| Clients et prospects |
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| Bénéficiaires |
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| Partenaires |
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| Candidats |
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| Visiteurs |
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Conformément au Code du travail, nous informons les candidats que la procédure de recrutement utilisée par notre société comprend :
- Le recueil du CV et de la lettre de motivation du candidat via les différents canaux de diffusion des offres
- Un premier sourcing téléphonique
- Un ou plusieurs entretiens physiques
- L’envoie d’un dossier de candidature à remplir par le candidat avec des demandes de références
- Une prise de références
- 4/ CATÉGORIES DE DONNÉES, ET DURÉE DE CONSERVATION
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Catégories de données traitées* |
Durée de conservation des données |
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Informations d’identification (Nom, prénom etc.) |
Candidats : 2 ans Prospects : 3 ans à compter de la collecte des données ou du dernier contact Clients, Partenaires et Bénéficiaires : durée du contrat + la durée nécessaire pour répondre à nos obligations légales et réglementaires |
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Informations relatives à la vie personnelle et familiale (Adresse mail, numéro de téléphone etc.) |
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Informations relatives à la vie professionnelle (Nom de l’entreprise, adresse mail, numéro de téléphone, CV etc.) |
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Données techniques (adresse IP, type de navigateur, noms de domaine, heures d’accès, système d’exploitation, les clics et mouvements de la souris, les défilements d’écran). Pour plus d’information, merci de consulter la Politique de cookies |
6 mois |
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Login |
6 mois |
* Les catégories de Données à caractère personnel identifiés par un signe (*) dans les formulaires de collecte sont obligatoires car elles sont nécessaires pour la prise en compte de la demande formulée (par exemple : demande de communication d’un devis). A défaut de renseigner ces informations obligatoires, ces opérations ne pourront pas être prises en compte.
Si vous souhaitez avoir plus d’informations sur les durées de conservation de vos Données à caractère personnel qui sont fixées dans notre Politique de conservation des données, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : circles.privacy@sodexo.com
A l’expiration de la durée de conservation applicable, nous détruirons vos Données à caractère personnel conformément à la Réglementation en matière de protection des Données à caractère personnel.
- 5/ SÉCURITÉ DES DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL
Nous mettons en place les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger les Données à caractère personnel contre toute modification ou perte accidentelle ou illicite ou contre tout utilisation, divulgation ou accès non autorisé, et ce conformément à la Politique du Groupe relative à la sécurité de l’information et des systèmes.
D’ailleurs, nous prenons toutes les mesures raisonnables en vertu des principes du respect de la vie privée dès la conception (« privacy by design ») et de la protection de la vie privée par défaut (« privacy by default ») aux fins de mettre en place les garanties nécessaires et de sécuriser le Traitement des Données à caractère personnel. Selon le niveau de risque présenté par le Traitement, nous réalisons également une analyse d’impact relative à la protection des données à caractère personnel (« privacy impact assessment ») aux fins d’adopter les mesures de protection adéquates et d’assurer la protection des Données à caractère personnel. Nous offrons également des garanties de sécurité supplémentaires pour les Données à caractère personnel sensibles.
- 6/ QUI A ACCÈS A VOS DONNÉES ?
La sécurité et la confidentialité de vos données sont d’une grande importance pour nous. C’est pourquoi nous restreignons l’accès à vos données à caractère personnel uniquement aux membres de notre personnel qui ont besoin d’en connaître afin de traiter votre demande ou vous fournir le service convenu.
Nous sommes toutefois susceptibles de communiquer vos données à caractère personnel :
- 7/ VOS DROITS
Conformément à la loi applicable vous disposez de certains droits relatifs au traitement de vos données à caractère personnel.
| Droit d’accès et de rectification | Vous pouvez demander une copie des Données à caractère personnel dont nous disposons sur vous. Vous pouvez également demander la rectification des Données à caractère personnel inexactes, ou à ce que les Données à caractère personnel incomplètes soient complétées |
| Droit à l’effacement/Droit à l’oubli | Votre droit à l’oubli permet que vos Données à caractère personnel soient effacées lorsque:
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| Droit à la limitation du traitement | Vous pouvez également demander la limitation au traitement de vos données à caractère personnel si :
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| Droit d’opposition | Vous avez le droit de vous opposer (droit de « retrait ») au Traitement de vos Données à caractère personnel, notamment au profilage ou aux communications commerciales ou lorsque vos intérets ou les libertés et droits fondamentaux prévalent sur les intérêts légitimes du Responsable de traitement ou par un tiers. Lorsque nous Traitons vos Données à caractère personnel sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. |
| Droit à la portabilité des données | Le cas échéant, vous avez le droit de recevoir les Données à caractère personnel vous concernant que vous auriez communiquées à Circles France, et ce dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et vous avez le droit de transmettre ces Données à caractère personnel à un autre Responsable du traitement sans que y fasse obstacle, lorsque :
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| Droit de ne pas faire l’objet de décisions automatisées | Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire. |
| Droit d’émettre des directives anticipées sur le traitement de vos données à caractère personnel après votre décès | En application de la loi française relative protection des Données à caractère personnel, vous pouvez également définir des directives sur l’exercice de vos droits prévus par cette section après votre mort, (notamment sur leur durée de conservation, leur suppression et/ou leur communication) ainsi que de désigner une personne chargée de l’exercice de ces droits. |
| Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle | Vous pouvez décider d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle du pays dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail, où dans le pays dans lequel la violation aurait été commise. Vous avez également le droit d’introduire une action en justice devant les tribunaux du pays dans lequel l’entité Sodexo dispose d’un établissement ou du pays où se trouve votre résidence habituelle. |
Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter en nous écrivant à l’adresse suivante : circles.privacy@sodexo.com en nous indiquant votre nom, prénom et l’objet de votre demande. Nous sommes susceptibles de vous demander des informations supplémentaires afin de vous identifier et être en mesure de traiter votre demande.
- 8/ TRANSFERT DE DONNÉES EN DEHORS DE L’UNION EUROPÉENNE ET L’ESPACE ECONOMIQUE EUROPÉEN
Le RGPD interdit le transfert de Données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l’EEE qui n’offrent pas un niveau de protection des données à caractère personnel adéquat. Certains des pays tiers dans lesquels Sodexo exerce ses activités n’offrent pas le même niveau de protection des Données à caractère personnel que le pays dans lequel vous résidez et ne sont pas considérés par la Commission Européenne comme fournissant un niveau adéquat de protection des droits des personnes physiques en matière de confidentialité des Données à caractère personnel.
Concernant les transferts de vos Données à caractère personnel vers des entités appartenant ou non au Groupe Sodexo établies dans de tels pays, Sodexo met place des mesures de protection adéquates aux fins de protéger vos Données à caractère personnel. De plus amples informations vous seront transmises concernant tout transfert de vos Données à caractère personnel en dehors de l’EEE au moment de la collecte de vos Données à caractère personnel par le biais de notices d’information ou politiques de protection des Données à caractère personnel appropriées.
Si vous souhaitez avoir plus d’informations, y compris une copie des documents utilisés pour protéger vos Données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : dpo.group@sodexo.com.
Vos données à caractère personnel peuvent être transférées vers nos prestataires établis aux Etats Unis à des fins de gestion marketing et de reporting. Ces prestataires offrent un niveau de protection adéquat au sens de la règlementation européenne en matière de protection des données à caractère personnel, ayant adhéré au Privacy Shield.
- 9/ POLITIQUE DE GESTION DE COOKIES
Sur ce Site, nous utilisons des cookies, pour améliorer la performance de notre Site et vous offrir une meilleure expérience de navigation.
- 9.1/ QU’EST-CE QU’UN COOKIE ?
Un cookie est un petit fichier d’information envoyé sur votre navigateur et enregistré au sein de votre terminal (ex : ordinateur, smartphone). Les cookies ne sont pas utilisés pour déterminer l’identité d’une personne qui ne fait que visiter notre Site. Nous y avons recours pour suivre les tendances de trafic afin de déterminer la localisation et la langue de préférence d’un utilisateur de manière à l’orienter vers la page d’accueil du pays adéquat lorsqu’il visite notre Site. Ces cookies sont appelés des cookies internes.
- 9.2/ COMMENT POUVEZ-VOUS DÉSACTIVER LES COOKIES ?
Sachez toutefois que si vous désactivez les « cookies » sur votre navigateur, vous ne pourrez pas profiter pleinement sur notre Site. À titre d’exemple, vous ne pourrez pas bénéficier de la connexion automatique et d’autres fonctionnalités de personnalisation de notre Site.
Si vous ne souhaitez pas recevoir un cookie provenant de notre Site, plusieurs options s’offrent à vous. Vous pouvez par exemple refuser de les recevoir ou désactiver ceux qui auraient été installés directement sur votre terminal. Vous pouvez choisir, à tout moment, d’exprimer et de modifier vos souhaits en matière de cookies, par les moyens décrits ci-dessous.
En effet, si la plupart des navigateurs sont configurés par défaut et acceptent l’installation de cookies, vous avez la possibilité, si vous le souhaitez, de choisir d’accepter tous les cookies, ou de refuser de les recevoir systématiquement.
Vous pouvez également configurer votre navigateur de sorte qu’il accepte ou désactive les cookies avant leur installation au cas par cas. Vous pouvez également supprimer régulièrement les cookies de votre terminal via votre navigateur. Sachez toutefois que si vous désactivez les cookies sur votre navigateur, vous ne pourrez pas profiter pleinement de notre Site. À titre d’exemple, vous ne pourrez pas bénéficier de la connexion automatique et d’autres fonctionnalités de personnalisation de notre Site.
Il convient de noter que vous ne devez pas oublier de configurer tous les navigateurs de vos différents terminaux (tablettes, smartphones, ordinateurs).
Concernant la gestion des cookies et des options, la configuration de chaque navigateur est différente. Elle est décrite dans le menu d’Aide du navigateur qui vous expliquera comment modifier vos préférences en matière de cookies.
Concernant tout particulièrement les cookies de mesure d’audience, vous pouvez également les désactiver comme suit :
- Pour les cookies « Google Analytics », vous pouvez télécharger le module accessible à partir de l’adresse suivante pour les désactiver : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/
- 9.3/ QUELS COOKIES UTILISONS-NOUS ?
- Offrir une meilleure expérience de navigation ;
- Faciliter l’inscription à nos événements, l’ouverture d’une session, et vous permettre de nous faire part de vos commentaires plus facilement ;
- Analyser votre utilisation de nos produits, services ou applications ;
- Les cookies essentiels/strictement nécessaires
- Les cookies de performance
- Les cookies de fonctionnalité
- 9.4/ LES COOKIES STRICTEMENT NÉCESSAIRES
Certains des cookies que nous utilisons sont essentiels au bon fonctionnement de notre Site. Ils ne sont généralement créés qu’en réponse à des actions que vous effectuez et qui correspondent à une demande de services, telle que la configuration de vos préférences de confidentialité, l’ouverture d’une session ou le remplissage de formulaires. Vous pouvez configurer votre navigateur de manière à bloquer ces cookies ou à vous notifier de leur présence, mais le bon fonctionnement de certaines parties du site pourrait alors être altéré.
- 9.5/ LES COOKIES DE PERFORMANCE
Certains cookies nous permettent d’optimiser la performance et le design de Notre site. Ils nous permettent d’évaluer le nombre de fois qu’une page a été visitée, de déterminer les pages les plus et les moins fréquemment visitées et de connaître les habitudes de navigation des visiteurs sur le site. Toutes les informations collectées par ces cookies sont agrégées et donc anonymes. Si vous n’acceptez pas l’utilisation de ces cookies, nous ne saurons pas quand vous avez visité notre site.
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- 10/ MISE A JOUR DE NOTRE POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL
Nous sommes susceptibles de mettre à jour ou modifier cette politique de protection des données à caractère personnel de temps à autre et ce sans vous adresser de préavis. Nous publierons un avis de mise à jour que nous mettrons en exergue sur la page d’accueil du Site pour vous informer de toute modification significative de cette politique et nous vous indiquerons la date de dernière mise à jour.
Si vous avez des questions ou des commentaires en ce qui concerne cette politique, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse : circles.privacy@sodexo.com ou à contacter notre Global Data Protection Office à l’adresse suivante : dpo.group@sodexo.com.
Dernière mise à jour : 2 mars 2020